Rekomendacje, co kupić?

< Bezpieczeństwo danych ^ Dokumenty w firmie Integracja oprogramowania >

Mam nadzieję, że po przeczytaniu wszystkich części niniejszego poradnika, każdy mniej więcej wie, co jest mu potrzebne. Jeżeli nie to może posiłkować się poniższym schematem

Mała firma, do kilkunastu osób – do rejestracji dokumentów wystarczy aplikacja desktopowa, zainstalowana na jednym lub kilku komputerach, baza lokalna lub na serwerze w sieci lokalnej. Jeżeli rejestrowane dane nie są wrażliwe lub strategiczne dla firmy, to można się pokusić o dzierżawienie aplikacji internetowej. Rozwiązania takie są tanie, proste do zainstalowania i wdrożenia, nie wymagają fachowej pomocy informatyka.

Średnia firma, do kilkudziesięciu osób – jeżeli potrzeba oprogramowania tylko do rejestracji dokumentów to aplikacja desktopowa z bazą na serwerze lokalnym zaproponowana dla małych firm sprawdzi się również w takich firmach. Jeżeli potrzeba czegoś więcej np. oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, to dobrym rozwiązaniem będą aplikacje instalowane na serwerze, zarówno desktopowe jak i webowe. Rozwiązanie z bazą w chmurze, raczej dla takich firm nie wchodzą w grę, z uwagi na bezpieczeństwo danych.

Duża firma, korporacja – jeżeli oprogramowanie do rejestracji dokumentów, ma pełnić pomocniczą rolę, dla działu, oddziału, czy grupy osób to rozwiązania proponowane dla średnich firm również się sprawdzą. Jeżeli ma to być rozwiązanie dla całej firmy to należy szukać oprogramowania  DMS, najlepiej webowego, instalowanego na własnym serwerze.

Nie wspomniałem jeszcze o jednym czynniku, który ma bardzo duży wpływ na wybór oprogramowania. Chodzi o koszty, jakie zamierzamy wydać na zakup oprogramowania.

Jeżeli zamierzamy wydać jak najmniej na zakup i eksploatację, to w wielu przypadkach wystarczy aplikacja desktopowa zainstalowana na kilku lub kilkunastu stanowiskach, Licencja wieczysta z opcją bezpłatnych aktualizacji. Aplikacje takie można zainstalować i wdrożyć we własnym zakresie.

W większych firmach, które posiadają własne działy IT, preferowane będą zapewne rozwiązania z instalacją oprogramowania na serwerze. desktopowe i webowe. Jeżeli firma nie ma serwera aplikacji, można pokusić się również na aplikacje desktopowe, instalowane na komputerach użytkowników.   Przy takim rozwiązaniu należy zwrócić uwagę na sposób aktualizacji oprogramowania.

< Bezpieczeństwo danych ^ Dokumenty w firmie Integracja oprogramowania >