Wdrożenie oprogramowania

Wdrożenie zakupionego oprogramowania to najbardziej nieprzewidywalny etap. Zdarza się tak, że (szczególnie w małych firmach) niejako oprogramowanie „samo” się wdroży. Nie wiadomo kiedy, jeden pracownik zaczyna wprowadzać dane, inni pracownicy dołączają i po kilku dniach jest już po wdrożeniu. Ale nie zawsze tak jest. Czasami opór materii jest tak duży, że wdrożenie przeciąga się w nieskończoność i może zakończyć się niepowodzeniem.

Co zrobić więc, żeby i na tym polu odnieść sukces?

Przeważnie jest tak, że decyzje o zakupie oprogramowania podejmuje osoba zarządzająca grupą osób. Czasami takie decyzje zapadają bez konsultacji, a czasami wynikają z wyobrażenia tej osoby, że po wdrożeniu oprogramowania będzie się wszystkim lepiej pracowało lub wydajność pracy wzrośnie.

Wynika z tego wniosek, że decyzje o zakupie oprogramowania dobrze jest przedyskutować z pracownikami. Taka dyskusja zweryfikuje słuszność decyzji o zakupie i pozwoli osobom, użytkownikom nowego programu wyobrazić sobie korzyści płynące z zastosowania nowego rozwiązania. A takie wyobrażenie to połowa sukcesu.

Jest jeszcze jedna kwestia często stawiana. Wdrażać etapami, czy całościowo?

Jeżeli wdrożenie dotyczy kilku, kilkunastu pracowników i dotyczy tylko rejestracji dokumentów, można wdrożyć całościowo. Wcześniej należy skonfigurować program, zdefiniować rejestry, ustalić jakie dokumenty będą rejestrowane, przez kogo (nadać uprawnienia użytkownikom), przetestować procedury rejestracji (testowo zarejestrować przynajmniej po jednym dokumencie z każdego rodzaju)  i jeżeli wszystko to będzie gotowe, można wyznaczyć datę rozpoczęcia rejestracji dokumentów w programie.

Jeżeli wdrożenie dotyczy większej liczby osób i dokumentów (np. oprogramowanie do obiegu dokumentów) to w tym przypadku należy rozważyć wariant wdrożenia oprogramowania etapami. Na początek, można rozpocząć rejestrację kilku dokumentów i w miarę nabierania biegłości posługiwania się nowym oprogramowaniem, wprowadzać kolejne dokumenty. Można również na początek wydzielić grupę osób, np. dział firmy, który zacznie używać oprogramowania i sukcesywnie wdrażać oprogramowanie w kolejnych działach.

Ostatnimi czasy można zauważyć, że wiele małych i średnich firm w ogóle nie przeznacza środków na wdrożenie. Oprogramowanie jest kupowane po pobieżnym przetestowaniu wersji demo, a potem, często po jakimś czasie przychodzi czas na wdrożenie. I jak się do tego zabrać?

Wdrożenie większości programów składa się z dwóch etapów.

Pierwszy to przygotowanie programu do wprowadzania  danych,  czyli konfiguracja bazy programu: definicja rejestrów, sposobu numeracji dokumentów w rejestrach, użytkowników, uprawnień użytkowników dostępu do danych i itd. Ten etap przeważnie wykonuje administrator programu, który później w czasie eksploatacji będzie nadzorował program.  Jeżeli administratorem jest jeden z pracowników, to po zapoznaniu się z dokumentacją oprogramowania i przy konsultacji z producentem oprogramowania i innymi pracownikami firmy powinien ten etap bez problemu wykonać, czyli skonfigurować bazę danych.

Drugi etap to przeszkolenie pracowników. Jeżeli program nie jest skomplikowany, a obsługa jest prosta, wystarczy zaprezentować pracownikom wprowadzanie danych i potem nadzorować przez klika, kilkanaście dni wprowadzanie danych. Jeżeli program jest bardziej skomplikowany można zorganizować kilkugodzinne szkolenie i zaprezentować pracownikom operacje związane z użytkowaniem programu.