Cechy i funkcje programów do rejestracji dokumentów

< Obszary zastosowań ^ Dokumenty w firmie Rodzaje programów >

Ogólne wyobrażenie o programach do rejestracji i przetwarzania dokumentów jest takie, że po zainstalowaniu otrzymamy narządzie do tworzenia bazy dokumentów, z możliwością ich szybkiego wyszukiwania, czyli zamiast przeglądać segregatory, kilka kliknięć myszką, wprowadzenie numeru lub kilku słów kluczowych i dokument mamy przed oczami. I to jest prawda, wszystkie programy posiadają taką funkcjonalność, dlatego skupianie się na tej funkcji niewiele pomoże przy wyborze oprogramowania.

Przedstawię więc inne funkcje, które mogą przydać się i w konsekwencji zdecydować o wyborze oprogramowania.

Automatyzacja procesu wprowadzania danych – ideałem by było, żeby dokument umieścić w skanerze, nacisnąć przycisk Skanuj, dokument zostałby rozpoznany, zakwalifikowany do odpowiedniego rejestru, przydzielony odpowiedniemu pracownikowi i na tym proces rejestracji by się zakończył. Niestety jeszcze tak nie ma (ale mogę się mylić) i jeśli ktoś nie chce czekać lub nie planuje wydawać znacznych kwot na zakup takiego oprogramowania, to trzeba się skupić na oprogramowaniu, w którym trzeba wprowadzać dane do pól przy użyciu klawiatury i myszki. Ale i w tych programach szybko postępuje automatyzacja wprowadzania danych, można w nich spotkać:

  • wprowadzanie danych z listy podpowiedzi ze słownika – bardzo przydatna funkcja, po wprowadzeniu kilku liter program poniżej pola tworzy listę podpowiedzi, z której można wybrać odpowiednie dane.
  • wprowadzanie danych kontrahenta z bazy GUS i VIES UE – wiele programów posiada możliwość odczytu danych kontrahenta z internetowej bazy Głównego Urzędu Statystycznego i bazy podatników UE.

Załączanie dokumentów źródłowych – przydatną cechą jest możliwość dołączania, podczas rejestracji, wersji elektronicznej dokumentu (pliku). W większości programów załączone pliki mogą być przechowywane w bazie danych lub na dysku sieciowym. Taki dokument (plik) można później wysłać zainteresowanej osobie pocztą elektroniczną.

Wysyłanie powiadomień (e-mail) do użytkowników – niektóre programy wysyłają powiadomienia do użytkowników informujące o zarejestrowaniu dokumentu lub dokumentach do odbioru.

Przenoszenie danych do innych aplikacji – nie zawsze funkcje oprogramowania spełnią nasze wszystkie oczekiwania, dlatego ważne jest, żeby w razie konieczności np. stworzenia unikalnego zestawienia lub analizy, móc w prosty sposób przenieść dane z kartoteki do pliku tekstowego lub do schowka, żeby później przetwarzać je w innych programach.

Własne szablony raportów – niektóre programy dają możliwość tworzenia własnych szablonów raportów. Jest to przydatna cecha, niemniej jednak wymagająca od użytkownika znajomości narzędzia do tworzenia raportów, struktury danych itp.

 

< Obszary zastosowań ^ Dokumenty w firmie Rodzaje programów >