Obszary zastosowań oprogramowania

Podstawowym zadaniem programów do rejestracji i przetwarzania dokumentów jest tworzenie bazy dokumentów, która umożliwi elektroniczne ich przetwarzanie.

Proces tworzenia bazy, czyli rejestracji dokumentów, może różnie przebiegać. Dokumenty mogą być rejestrowane przez jedną osobę, a następnie udostępniane lub wysyłane pocztą elektroniczną innym pracownikom. W większych firma rejestrowaniem dokumentów może zajmować się więcej osób, dokumenty mogą być rejestrowane w jednym lub kilku punktach i udostępniane w różnym zakresie pracownikom.

Można rejestrować tylko podstawowe dane dokumentów, a źródłowe dokumenty przekazywać pracownikom, ale można również podczas rejestracji zeskanować dokument, oryginał zarchiwizować, a dokument przetwarzać dalej wyłącznie w postaci elektronicznej.

Można rejestrować tylko korespondencję, czyli dokumenty przychodzące i wychodzące, ale można pójść dalej i stworzyć również bazę dokumentów wewnętrznych.

Obszar zastosowań programów do rejestracji i przetwarzania dokumentów zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest wielkość firmy, im większa firma, tym większe możliwości zastosowania programu.

O sposobie zastosowania programu może decydować również liczba i różnorodność przetwarzanych dokumentów. Jeżeli firma rejestruje znaczną liczbę dokumentów, w dodatku różnych dokumentów, to stworzenie elektronicznej bazy dokumentów w znacznym stopniu podniesie wydajność pracy, skracając czas dostępu do informacji zawartych w dokumentach.

Jeżeli przetwarzaniem jednego dokumentu zajmuje się większa liczba osób lub firma realizuje procesy wytwórcze, usługowe, to można pokusić się o wdrożenie oprogramowania do obiegu dokumentów. Wtedy w prosty sposób można będzie nadzorować realizację procesów, śledząc obieg dokumentu.